Chai & Matcha Diaries

Here’s an expanded list of Japanese email vocabulary and phrases to enhance your skills for formal communication. Whether you’re handling apologies, claims, scheduling, or following up on status updates, these phrases will ensure you leave a professional impression.

---

Apology-Related Vocabulary

1. お詫び (おわび) – Apology
2. 申し訳ございません (もうしわけございません) – I sincerely apologize.
3. 深くお詫び申し上げます (ふかくおわびもうしあげます) – I deeply apologize.
4. ご迷惑をおかけしました (ごめいわくをおかけしました) – I caused you inconvenience.
5. 心よりお詫び申し上げます (こころよりおわびもうしあげます) – I apologize from the bottom of my heart.
6. 以後、このようなことがないよう努めます (いご、このようなことがないようつとめます) – I will ensure this does not happen again.
7. ご理解いただけますと幸いです (ごりかいいただけますとさいわいです) – I hope you understand.

---

Claim-Related Vocabulary

1. 苦情 (くじょう) – Complaint
2. クレーム – Claim
3. 問題 (もんだい) – Issue/problem
4. ご対応をお願いいたします (ごたいおうをおねがいいたします) – Please address this matter.
5. 早急にご対応ください (そうきゅうにごたいおうください) – Please handle this urgently.
6. 原因の調査をお願いいたします (げんいんのちょうさをおねがいいたします) – Please investigate the cause.
7. 修正 (しゅうせい) – Correction
8. 再発防止策 (さいはつぼうしさく) – Measures to prevent recurrence

---

Scheduling or Setting Meetings

1. 日程調整 (にっていちょうせい) – Scheduling adjustment
2. 会議 (かいぎ) – Meeting
3. 打ち合わせ (うちあわせ) – Discussion
4. ご都合はいかがでしょうか (ごつごうはいかがでしょうか) – How is your availability?
5. 以下の日程はいかがでしょうか (いかのにっていはいかがでしょうか) – How about the following schedule?
6. お返事をお待ちしております (おへんじをおまちしております) – I await your reply.

---

Checking Situations or Status

1. 状況 (じょうきょう) – Situation/status
2. 進捗 (しんちょく) – Progress
3. 進捗はいかがでしょうか (しんちょくはいかがでしょうか) – How is the progress?
4. お手数ですが、状況をご報告ください (おてすうですが、じょうきょうをごほうこくください) – Sorry to trouble you, but please update me on the situation.
5. お手数をおかけして申し訳ありませんが、状況を教えていただけますか？ I’m sorry to trouble you, but could you share the current status?
6. ご多忙中恐縮ですが、最新の進捗をお知らせいただけると幸いです。I understand you are busy, but I would be grateful for an update.
7. 何かお困りの点がございましたら、教えていただけますと幸いです。If there are any issues, please let me know.
8. 今後の対応予定についてお知らせいただけますか？Could you inform me about the future course of action?

---

Follow-Up and Reminders

1. 再度 (さいど) – Once again
2. ご返信がまだ届いておりません (ごへんしんがまだとどいておりません) – I have not yet received a response.
3. お忘れではないかと思い、ご連絡いたしました (おわすれではないかとおもい、ごれんらくいたしました) – Following up in case it slipped your mind.
4. 念のためご連絡いたします (ねんのためごれんらくいたします) – I’m reaching out just in case.
5. 以前お送りしたメールについてご確認いただけましたでしょうか？Have you had a chance to review the email I sent earlier?
6. 締切日までに完了しそうですか？Will this be completed by the deadline?

---

Closing Sentences

1. ご返信をお待ちしております (ごへんしんをおまちしております) – I look forward to your reply.
2. 何卒よろしくお願い申し上げます (なにとぞよろしくおねがいもうしあげます) – Humbly asking for your kind cooperation.
3. どうぞよろしくお願いいたします (どうぞよろしくおねがいいたします) – Thank you in advance.
4. 引き続きよろしくお願いいたします (ひきつづきよろしくおねがいいたします) – Thank you for your continued support.